Nebenkostenabrechnung - das ist zu beachten!

Wer in der Schweiz aus seiner Mietwohnung auszieht, wird manchmal vom ehemaligen Vermieter zur Zahlung noch offener Nebenkosten aufgefordert. In einigen Fällen entsteht dadurch ein Konflikt zwischen ehemaligem Mieter und Vermieter.

Manche Mieter befürchten von ihrem Vermieter über den Tische gezogen zu werden. Und in der Praxis kommt das gelegentlich vor. Hier bieten wir Ratschläge, um sich gegen falsche Forderungen zur Wehr zu setzen. Dazu beantworten wir die drei häufigsten Fragen und stellen Ihnen eine Checkliste zur Kontrolle der Nebenkostenabrechnung zur Verfügung.

Lesen Sie die folgenden drei Tipps gut durch. Sie werden sie womöglich brauchen können:

• Welche Kosten muss der Mieter tragen? Der Vermieter muss nur verbrauchsabhängige Kosten übernehmen. Ausserdem ist er lediglich dazu verpflichtet, zuvor vertraglich vereinbarte Kosten zu tragen. Werfen Sie dazu einen Blick in Ihren Mietvertrag.

• Welche Kosten muss der Mieter nicht tragen? Alle Kosten die unabhängig vom Verbrauch angefallen sind, müssen vom Mieter nicht gezahlt werden. Verbrauchsunabhängige Kosten sind z.B. Reparaturkosten und Gebühren.

• Wie schützen sich Mieter am besten vor zu hohen Nachzahlungen? Um eine eventuelle Täuschung durch den Vermieter zu entgehen, sollten Mieter vor dem Unterschreiben des Mietvertrages ihren Vermieter fragen, ob die Akontozahlungen reichen. Wenn der Vermieter diese Frage mit einem „ja“ beantwortet und später Nachzahlungen fordert, handelt es sich höchstwahrscheinlich um eine Täuschung. Doch als Mieterin oder Mieter können Sie sich wehren.

Als Mieterin oder Mieter dürfen Sie vom Vermieter eine detaillierte und nachvollziehbare Abrechnung für die jährlichen Heiz- und Nebenkosten verlangen. In der Praxis gibt es bis Dato leider keine einheitlich geregelte Darstellungsform. Liegenschaftsverwaltungen und Vermietern ist freie Hand bei der Gestaltung der Abrechnung gelassen.

In der Regel steht oben auf dem Abrechnungszettel für welchen Zeitraum sie gilt. Sehr häufig ist er von Juli bis Juni oder von Januar bis Dezember. Fehler bei der Abrechnungsperiode sind die absolute Ausnahme. Hier ist meist noch alles richtig.

Die Nebenkosten werden in einzelnen Nebenkostenpositionen zusammengefasst. Es muss klar erkennbar sein, welche Kosten angefallen sind. Warmwasser, Hauswartung und Heizung sind die wichtigsten Positionen. Je nach Mietvertrag gibt es aber noch mehr. Nehmen Sie dazu Ihren Mietvertrag zur Hand und vergleichen ihn mit der Nebenkostenabrechnung. Sie müssen nur Nebenkosten bezahlen, die im Mietvertrag aufgelistet wurden.

Da Sie als Mieter nur verbrauchsabhängige Kosten tragen müssen, sind nicht automatisch alle im Mietvertrag aufgeführten Positionen zulässig. Die genaue Abgrenzung zwischen verbrauchsabhängigen und verbrauchsunabhängigen Kosten ist meist jedoch schwer. Verbrauchsabhängige Kosten sind in jedem Fall: Abwasser, Allgemeinstrom, Antennengebühren, Hauswart, Heizöl, Gartenpflege, Kehricht und Wasser. Aber auch die Schneeräumung und der Verwaltungsaufwand zur Kostenerstellung

Ein Mieter muss von den Gebäudegesamtkosten nur den Anteil seiner eigenen Wohnung begleichen. Dazu muss der Vermieter die Gesamtkosten nach einem nachvollziehbaren Verteilungsschlüssel zwischen allen Mietwohnungen aufteilen. Die Gesetzeslage lässt dem Vermieter etwas Spielraum bei der Kriterienwahl. Als Berechnungsgrundlage kann u.a. die Quadratmeteranzahl oder Verteilung des gleich grossen Anteils pro Wohnung herangezogen werden. Auf jeden Fall muss es für alle Mietpartner nachvollziehbar sein.

Sollten Sie Bedenken haben oder der Verteilungsschlüssel nicht nachvollziehbar sein, lassen Sie sich den Schlüssel vom Vermieter erklären. Wenn Ihnen auch das nicht reicht, verlangen Sie vom Vermieter eine Übersicht über den Mietspiegel. So können Sie Einsicht auf die verschiedenen Mietobjekte erhalten. In manchen Fällen verweigert der Vermieter die Auskunft unter Berufung auf den Datenschutz. In diesem Fall weise den Vermieter auf die Möglichkeit der Anonymisierung des Mietspiegels hin. Am Ende muss Ihnen der Vermieter einen Mietspiegel aushändigen. Sind Ihre Daten falsch berechnet, können Sie eine Korrektur verlangen.

Für die Änderung des Verteilungsschlüssels gibt es Fristen und Formvorschriften. Diese müssen seitens des Vermieters eingehalten werden.

Die Anrechnung der Akontobeträge und Pauschalen muss von Ihnen auf Richtigkeit kontrolliert werden. Als Mieter müssen Sie dann eine Nachzahlung entrichten, wenn die effektiven Kosten der Abrechnungsperiode höher als die Summe der Akontozahlungen sind. Für den umgekehrten Fall, dass die Akontozahlungen höher als die effektiven Kosten liegen, muss der Vermieter die Differenz zurückerstatten. Sollte das Warmwasser pauschal abgezogen werden, müssen die Pauschalen von den Heizkosten abgerechnet werden. Es kann passieren, dass vom Mieter hohe Nachzahlungen gefordert werden, weil die Akontobeträge zu gering sind. In solch einem Fall wurden die Akontobeträge womöglich zu tief angesetzt.

In der Praxis kommen unzureichend detaillierte Abrechnung leider häufig vor. Als Mieter sollten Sie in so einem Fall mehr Details vom Vermieter verlangen. Häufig führen Vermieter in der Nebenkostenabrechnung nur einen Gesamtbetrag auf, ohne die genauen Details zu nennen. Das ist unzulässig. Für den Mieter ist so nicht nachvollziehbar, wie die einzelnen Kosten für Heizung, Warmwasser etc. zustande kamen. Verlange auch hier nach einer Erklärung. Neben der detaillierten Abrechnung steht Ihnen das Recht zu, alle Kontoauszüge vom Vermieter zu erhalten.

Mithilfe der Kontoauszüge haben Sie die Möglichkeit, eine detaillierte Übersicht über alle anfallenden Kosten zu verschaffen. Die Position „sonstige Betriebskosten“ muss vom Vermieter klar aufgeschlüsselt werden. Auch die Hauswartskosten müssen offen gelegt werden, wenn Ihnen diese zu hoch erscheinen. Dazu reicht ein Blick ins Pflichtenheft des Hauswarts. Zusätzlich können Sie die einzelnen Rechnungen anschauen, falls noch weitere Fragen bestehen.

Gute Verwaltungen übersenden Ihnen alle nötigen Dokumente auf eigene Kosten per Post zu. Zeitgemässe Verwaltungen gehen noch einen Schritt weiter und stellen den Mieterinnen und Mietern alle Informationen im Intranet zur Verfügung. Sollte es doch etwas umfangreicher sein, können Sie alle Dokumente auch beim Vermieter vor Ort einsehen. Melden Sie sich dazu rechtzeitig an. Möchten Sie Kopien der Dokumente mit nach Hause nehmen, müssen Sie die Kopien selber bezahlen. Bei sehr hohen Verwaltungskosten ist das natürlich eine unangenehme Nachricht.

Ist die Abrechnung fehlerhaft, senden Sie Ihrem Vermieter einen Brief per Einschreiben, in dem Sie die fehlerhaften Positionen aufführen und erklären, warum Sie nicht einverstanden sind. Zudem ist es Ihnen gestattet, eine Reduktion der Kosten zu verlangen. Manche Vermieter versuchen eventuelle Beanstandungen zeitlich zu begrenzen, indem sie in den Mietvertrag oder der Nebenkostenabrechnung schreiben, alle Beanstandungen müssten innerhalb von 30 Tagen erfolgen. Dazu gehören auch die Einblicke in die Belege. Für Sie als Mieterin oder Mieter ist wichtig zu wissen, dass eine solche Klausel nicht rechtens ist und von Ihnen ignoriert werden kann. Denn nach aktueller Gesetzeslage können Forderungen auch später geltend gemacht werden.